Indrek Saul – Kasvustrateegia konsultant
Selle artikli lugemiseks kulub sul vaid 4 minutit.
Oh jah, riigi rahanduse vallas jälle korralik kobarkäkk kokku keeratud:
- Riigikontroll: „Ühe tarnija kontole on juba alates 2018. aastast kogunenud ettemaksu jääk summas 9,6 miljonit eurot…“
- Kaitseministeeriumi kantsler: „Vigade eest vastutab kogu kaitsevaldkond kollektiivselt.“
Kes siis vastutavad selle eest, et 9,6 miljonit eurot on Eesti riigi jaoks kasutult ühe tarnija käsutuses juba seitsmendat aastat? Intressita!?
Miks sellised asjad juhtuvad?
Analüüsime, mis võisid olla ettemaksude kehva haldamise põhjused, kes ja kus midagi valesti tegi:
1) protsessid ei ole ühendatud. Ettemaksude tegemine ja nende kasutamise jälgimine olid erinevate inimeste vastutusalas. Hankespetsialist teeb lepingu, raamatupidaja maksab raha välja, aga keegi ei võtnud endale kohustust regulaarselt kontrollida, kas tarnitud on. See on klassikaline “must auk” organisatsioonis.
2) järelevalve puudumine. Võiks eeldada, et siseaudit jälgib ettemaksude kasutamist, kuid tundub, et praktikas ei toimunud regulaarset ettemaksude ülevaatust. 9,6 miljonit ei kao üleöö – see kogunes 7 aasta jooksul. See tähendab, et iga-aastased siseauditid kas ei toimunud või ei keskendunud õigetele küsimustele.
3) vaikimisi eeldused. Võib-olla kõik eeldasid, et keegi teine jälgib. Hankespetsialist arvas: “Raamatupidaja näeb ju, kui kaua ettemaks seisab”. Raamatupidaja arvas: ‘”Hankespetsialist teab ju, kui kaua kaup peaks tulema”. Finantsjuht usub, et mõlemad teevad oma tööd hästi.
4) tagajärgede puudumine. Seitsme aasta jooksul ei pidanud keegi vastutama selle eest, et 9,6 miljonit seisis kasutult.
Tõepoolest, asjaosalisi on palju: hankespetsialist, hankejuht, raamatupidaja, finantsjuht, kantsler, minister, siseaudiitor. Mida teeme, anname kõigile kinga? Enne oleks siiski hea mõte aru saada, kes mille eest konkreetselt vastutab.
Kõigil on vastu(tama)tus pole omane ainult riigisektorile
Kohtan sellist „kõik vastutavad“ mõtet üsna tihti kasvustrateegia workshop’ides. Kui oleme eesmärgid, tegevused ja arendused prioriseerinud, tuleb järgmiseks kokku leppida vastutajad. Küsides osalejatelt, kes võiks ühe või teise asja eest vastutuse võtta, kuulen tihti hääli „Müük“, „Teenindus“, „Tootmine“. Mida sellega mõeldakse: osalejate arvates keegi või paljud töötajad sellest osakonnast vastutavad ja aja kokkuhoiu mõttes ei hakata kõiki nimesid või ametikohti üles lugema. Tundub mõistlik, aga vaatame mis edasi saab.
Osalejad eeldavad vaikimisi, et küll osakondades pärast vastutus kokku lepitakse. Paraku näitab kogemus, et see niisama lihtsalt ei lähe. Kui ma workshop’il palun täpsustada, kes konkreetselt „müügist“ või „tootmisest“ võtab vastutuse ühe või teise tegevuse eest, on tulemuseks sageli vaikus. Mis tähendab, et see vastutus on niikaua tegevjuhi laual, kuni ta leiab tegija.
Vaikimisi eeldatud vastutus
Eeldamiste kohta on hea vanasõna, inglise keeles kõlab paremini:
„Assumption is the mother of all fuckups“.
Kuidas see täpselt juhtub, selle kohta on mul üks tore mõistujutt, mille leidsin kui olin ettevõtja ja tegevjuht:
Teamwork
There were four people named Everybody, Somebody, Anybody, and Nobody.
An important job had to be done. Everybody thought Somebody would do it.
Anybody could have done it, but Nobody did it.
Somebody got upset, because it was really Everybody’s responsibility.
Everybody thought that Anybody could do it, so Everybody wouldn’t do it.
Kõik arvasid, et Müük teeb selle ära, Igaüks Müügist oleks võinud seda teha, aga Mitte keegi ei teinud. Mida teha, et vastutus ei jääks „Kõigi“ peale?
Appi tuleb RACI maatriks
RACI maatriks on lihtne tööriist, mis aitab selgelt määratleda rollid ja vastutuse projektis või tiimis.
- R – Responsible (Tegija): kes teeb töö ära, neid võib olla rohkem kui üks.
- A – Accountable (Vastutaja): kes vastutab lõpptulemuse eest, alati määratud, ainult üks töötaja.
- C – Consulted (Kaasatav): keda kaasata ja kellega nõu pidada.
- I – Informed (Informeeritav): keda hoitakse tulemustega kursis.
Nii kõigil on selge, kes teeb, kes otsustab, kellelt sisendit küsida ja keda lihtsalt informeerida — nii ei jää ülesanded “Kõigi” vastutusele, mis tegelikult tähendab, et neid ei tee mitte keegi.
Uurime, kes ja kuidas Kaitseministeeriumis vastutab selle eest, et ettemakse tehakse mõistlikus suuruses, teenused ja tooted saadakse tehtud ettemaksu eest kätte kokkulepitud ajal ja suures pildis ettemakse kasutatakse vastutustundlikult.
Kõigepealt koostame ettemaksude haldamise protsessikirjelduse (esimene veerg) ja siis määratleme, kes teeb, kes vastutab jms.
Ettemaksudega seotud tegevusi on palju. Ma ei hakanud siia maatriksisse kirja panema kõiki hankeprotsessi tegevusi, kust ettemaksude kohustused üldse tekivad, piirdume ainult ettemaksude tegemise ja nende järelevalvega.
RACI maatriks „Halda ettemakse“
Maatriksis tõstsin punasega esile tegevused, mis Riigikontrolli hinnangul olid probleemsed – miks üldse selliseid ettemakse tehakse ja miks ettemaksude üle järelvalvet ei teostata?
Ega ikka ole küll, et kõik vastutavad! Ettemaksude järelvalve on finantsjuhi töö, ettemaksude kasutamine aga hankejuhi vastutus. Kui neile oli see vastutus pandud, aga (nagu näha) vastutust ei võetud, tuleb vaadata organisatsiooni juhi poole.
Kuidas saada paremat vastutuse võtmist?
Strateegia workshop’il töötab kõige paremini järgmine vastutuse võtmise meetod:
- Käitumisteadusest on teada, et avalik vastutuse võtmine töötab oluliselt paremini kui omaette võetud vastutus. Näiteks suitsetamise mahajätmine õnnestub paremini, kui räägid kõikidele oma sõpradele ja tuttavatele, et oled otsustanud seda teha. Sellega rakendad tööle sotsiaalse kontrolli ja sul tekib sotsiaalne vastutus.
- Ettevõttes on tavaliselt tegu ametialase vastutusega, kus R vastutab A ees oma tegematajätmiste eest.
- Sotsiaalse vastutuse mõõtme lisamiseks on vaja teha sama nagu suitsetamise maha jätmisega – lasta töötajal võtta vastutuse avalikult, kõikide võtmeisikute kuuldes.
- Vastutus on raske koorem, eriti kui on tegu strateegiliste ja uute tegevustega. Kui küsida, kes võtab vastutuse, mõtlevad paljud: võtaks küll aga üksi ei taha vastutada.
- Vastutuse koorma jagamiseks küsin ma kõigepealt osalejatelt, kes tahab konkreetse töö tegemisel kaasa lüüa (kes on R-id).
- Kui kõik on end vabatahtlikult tegijatena üles andnud, küsin neilt, kes võtab eestvedaja rolli (A), tagab, et R-id töö ära teeks.
Vastutuse võtmine toimib kõvasti paremini, kui lasta inimestel seda võtta avalikult ja enne neile näidata, et nad ei pea üksi tegemise koormat kandma.