Tänases loos tutvustan teile veel ühte oma asendamatut abimeest ilma milleta ajajuhtimine jääb tühjaks sõnakõlksuks. Kunagi IT-ettevõtjana oli meie moto “Raha, aja ja inimeste juhtimine”. Aja juhtimiseks pakkusime toona populaarse kalendersüsteemi TimeSystem arvutiversiooni TaskTimer. Selle üks eriline omadus oli võimalus siduda oma ülesandeid ja projekte ettevõtte eesmärkidega. Kolleeg Andres Kukke magistritöö oponent Ülo Vooglaid lasi meie moto üsna sõelapõhjaks, väites, et aega ei saa juhtida, ainult protsesse saab. Jäi eluks ajaks meelde. Aeg-ajalt ikka loen et jälle mõni ajajuhtimise koolitus on tulemas või mõni raamat ajajuhtimisest ilmumas ja mõttes vangutan pead. Aga noh, ega meie moto ei olnud mõeldud täht-tähelt võtmiseks ja ega ka need koolitused pretendeeri füüsikaseaduste murdmisele.
Aja juhtimise, õigemini aja juhitamatuse probleem saab alguse pigem sellest, et ajahädas olev inimene ei adu hästi, kuhu ja kuidas aeg täpselt kulub. Müügijuhtimises on probleem eriti aktuaalne – müügitiimi iga liikme iga minut tuleks otstarbekalt rakendada müügikäibe kasvatamisse. On üsna tavaline, et müügiga seotud inimesed kurdavad, et aega kasutatakse valesti, aga mille peale täpselt ja kui palju – vaid üksikud teavad.
Tuletades meelde kuulsat juhtimisnõustajat Peter Druckerit; “If you can’t measure it, you can’t manage it” tuleks ajajuhtimist alustada ajakasutuse mõõtmisest. Paraku seda keegi eriti ei tee.
Niisiis, saage tuttavaks – ajakasutuse ja -analüüsi tarkvara ManicTime
Ma uurisin omal ajal ca 20 erinevat ajakasutuse jälgimise tarkvara ja päris mitut ka katsetasin. ManicTime oli konkurentsitult parim. Peamiselt selle tõttu, et ma ei pea ise midagi tegema. Paned ManicTime arvutisse tiksuma, jälgib iga sinu liigutust arvutis sekundi täpsusega. Mis programmi kasutasid, mis failidega töötasid, millistel veebilehtedel käisid, millised e-posti kaustu vaatasid jne jne. Päeva või nädala lõppedes saad oma tööaja kasutuse liigitada sulle sobivalt, varustades selle erinevate lipikutega. Näiteks “müügitöö, projektitöö, admintöö” ja “ettevalmistus, teostus, vormistamine”, panna igale kulutatud ajaplokile külge kliendi nime, toote nime, mida iganes.
Kui viitsida kasutada pikki ja kirjeldavaid failinimesid ja katalooge, on ka aasta möödudes võimalik taastada väga detailselt mistahes päeva sisu, kuhu ja kui palju aega läks. Ja ajakasutust saab summeerida ka otsisõnade järgi, näiteks küsides “kui palju täna kulus aega “facebook” peale” – kokku 32 minutit.
Seega – kui tahad oma ajakasutust tõhustada, alusta selle jälgimisest ja analüüsist ja siis juba saad teha järeldusi ja muudatusi. www.manictime.com