Indrek Saul

Indrek Saul – Kasvustrateegia konsultant
Selle artikli lugemiseks kulub sul umbes 9 minutit.

Kes on moderaator? Arutelu juht – hoiab fookust, annab sõna, haldab aega.
Kes on fassilitaator? Protsessijuht – korraldab otsustamist, valib meetodid, kaasab kõiki.
Kes on konsultant? Sisuline nõuandja – esitab väljakutseid, annab nõu, aitab otsustada.
Miks strateegiapäeval on kõiki kolme vaja? Sest üks roll ei kata teise puudujääke. Head strateegiapäeva ei juhita ühe rolliga.

Eelmises artiklis kirjutasin, et strateegiapäev vajab juhti, mitte moderaatorit, fassilitaatorit või konsultanti, sest strateegiapäeval ei piisa ainult arutelu juhtimisest või ainult otsustamise korraldamisest või nõu andmisest. Vaja on kõike.

Mida iga roll teeb?

Fassilitaator või töötoa juht – otsustamise ja tööprotsessi juht

Minu meelest on fasilitaator laisk ja kole toorlaen inglise keelest. Mis püüab ennast teha tähtsamaks kui maavillane koosoleku juht või arutelu korraldaja. Kui üldse seda sõna kasutada, siis Eesti Keele Instituudi soovitusel fassilitaator, mitte fasilitaator.

Olgu, mida siis see roll endast kujutab? Lühidalt – ta juhib töötamise protsessi. Tema töö ei ole ainult korra hoidmine vaid sellise töövoo ehitamine, mida läbides töörühm mõtleb kaasa, loob ideid ja kaalub erinevaid variante, teeb valikuid ja otsuseid.
Fassilitaator põhiküsimus on: millise meetodiga jõuab see grupp kõige paremini tulemuseni?

Töötoa juhi (facilitator) meetodid

Fasiliteerimise meetodid on mõttemudelid ja struktuurid, mis aitavad meeskonnal paremini mõelda, rääkida ja otsustada; allpool on valik praktilisi tehnikaid, mida saad töötubadesse ja koosolekutesse panna.

Ideede loomise meetodid

• Ajurünnak): kiire ideede genereerimine, hinnanguid lükatakse edasi, fookus kvantiteedil, hiljem koondad ja filtreerid.
• World Café: suur grupp jaotub väikesteks laudkondadeks, arutab teemat „kohvikuformaadis“ ja ringleb laudade vahel, ideed kihistuvad ringide kaupa.
• Liberating Structures „1-2-4-All“: esmalt mõtleb igaüks üksi, siis paaris, seejärel neljases grupis ja lõpuks kogu tiimiga – aitab kõigil häält saada, mitte ainult ekstrovertidel.

Otsustamise ja prioriseerimise meetodid

• Dot voting (täpihääletus): iga osaleja saab piiratud arvu „hääli“ (täpid, kleepsud), paneb need ideede juurde; tekivad selged klastrid eelistustest.
• Mitmekriteeriumiline hindamine: paned ideed tabelisse ja hindad neid mitmete kriteeriumide alusel (mõju, teostatavus, risk), sageli skaalal 1–5; sobib strateegiliste valikute jaoks.​
• Tegevuskava: kui otsused tehtud, püstitad konkreetsed tegevused (mis, kes, millal, millise tulemusega. SMART eesmärgid, KPI’d), et kokkulepped ei jääks abstraktseks.

Kaasamise ja dialoogi meetodid

• Go-round / Round Robin/ ringarutelu: kõik saavad kordamööda sõna, keegi ei katkesta; hea tundliku teema, ettepanekute või tagasiside kogumiseks.​ Selle meetodi juures on suurim oht, et iga järgmine rääkija tunneb “ta võttis minu mõtte ära” ja hakatakse mõtlema välja ebaolulisi mõtteid ja ettepanekuid. Paari lihtsa võttega saab seda riski vältida.
• Paari- ja väikese grupi arutelud: enne „suurt pleenumit“ lase inimestel rääkida paaris või kolmeses grupis, et julgemini mõtted välja tuleksid.
• Spektrijoon (spectrum line): inimesed paigutavad end ruumis mõttelisele skaalale (nt „täiesti nõus“ – „täiesti vastu“), avad vestluse positsioonide põhjustest.​

Meeskonnatunde ja turvalisuse toetamine

• Icebreakers ja energizer’id: lühikesed soojendused, mis aitavad luua turvalist õhkkonda ning tõsta energiat (liikumismängud, lühiküsimused, „neli kvadranti“ jms).
• Tunnustusring (appreciation circle): tiim jagab üksteise kohta, mille eest nad teist hindavad – tõstab usaldust ja koostöövalmidust.
• „Parkla“: tahvlile läheb eraldi rubriik teemadele, mis on olulised, aga hetke fookusest väljas, et inimesed tunneks, et neid on kuulda võetud.

Näidis struktuur meeskonnatöö sessiooniks

See roll on strateegiapäeval väga oluline, sest tulemuslik strateegia ei sünni lihtsalt asjade rääkimisest. See sünnib siis, kui inimesed peavad valima, prioritiseerima, ütlema mõnele mõttele „jah“ ja teisele „ei“.
Ja just siin on fassilitaatori roll tugev. Fassilitaator tagab, et strateegiapäeva lõpuks pole ainult arutelu protokoll, vaid reaalsed kokkulepped. Aga siin on ka piir.

Fassilitaator võib väga hästi juhtida protsessi, ilma et ta suudaks sisuliselt hinnata, kas arutelu liigub strateegiliselt tugevasse või nõrka kohta. Ta võib aidata grupil otsustada, aga ta ei pruugi aidata grupil teha häid strateegilisi otsuseid.

Moderaator või väitlusjuht, arutelujuht

Kõige lihtsamalt öeldes on moderaator inimene, kes juhib vestlust → hoiab arutelu fookuses – jagab sõna, haldab aega, tagab, et kõik osalejad saavad öelda oma sõna.

Väitlusjuhi (moderator) meetodid

Modereerimise meetodid on pigem vestluse ja dünaamika juhtimise võtted kui „harjutused“ – eesmärk on, et kõik saaksid räägitud, teema püsiks fookuses ja koosolek annaks tulemuse. (üks-ühele Perplexity’st)

Arutelu avamine ja raamimine

• Selged eesmärgid ja päevakord: moderaator sõnastab kohtumise eesmärgi, oodatud tulemuse ja käigu, mis hoiab osalejad ühes mõttelaines.
• Ootuste ja rollide küsimine (nt „kiirring“): igaüks ütleb lühidalt, mida ta ootab ja mis rollis on – loob ühist pilti ja vähendab varjatud agendat.

Sõnajagamise ja osaluse juhtimine

• Ringväitlus / lightning round: kõik saavad lühidalt sõna ilma vahele rääkimata; hea alguses ja otsuste kinnistamiseks lõpus.
• Suunatud küsimused: moderaator pöördub nimeliselt vaiksemate osalejate poole ja piirab jutukade osakaalu („kuulsime A-d, B, mis sina lisaksid?“).
• Aja raamimine (timeboxing): iga teema jaoks on selge ajapiir ja moderaator tuletab seda meelde, et arutelu ei upuks detailidesse.

Küsimuste ja fookuse tehnikad

• Avatud küsimused: „Mis teid selle lahenduse juures kõige rohkem kõnetab?“ – soodustab sisukamaid vastuseid kui jah/ei küsimused.
• Täpsustavad ja peegeldavad küsimused: „Kas saad näitega täpsustada?“ või „Kui ma sind õigesti kuulsin, siis…“ – aitab sügavusele minna ja vähendab arusaamatusi.
• Teemale tagasi toomine: viisakas katkestamine, kokkuvõte ja fookuse taastamine, kui keegi kaldub pikalt kõrvale.

Kaasamise ja ideede kogumise meetodid

• Kaardiküsimus / brainwriting: osalejad kirjutavad vastused post-it’itele või chatti, moderaator koondab ja rühmitab; annab hääle ka introvertidele.
• Lühikesed vaikuse hetked (silent thinking): enne arutelu palutakse minut-paar üksinda mõelda või lugeda – tõstab panuse kvaliteeti.​

Psühholoogiline turvalisus ja konfliktide juhtimine

• Turvalise õhkkonna sõnastamine: moderaator seab alguses „mängureeglid“ (kuulame lõpuni, ei naera ideede üle, kritiseerime ideid, mitte inimesi).
• Vaatenurga vahetuse küsimused: („Kuidas X sellele vaataks?“) aitavad ummikusse jooksnud vaidlust avada ja vähendada polariseerumist.​
• Kokkuvõtted ja järgmised sammud (NAI – next action items): lõpus tõstab moderaator välja peamised punktid ja paneb koos grupiga paika konkreetsed tegevused ja vastutajad.

Kui fassilitaator juhib protsessi, siis moderaator eelkõige juhib vestlust. Ma kavandan strateegiapäevi vahel isegi 5-minutilise täpsusega. Moderaatori töö on see kava elus hoida, samas olla paindlik ja käigu pealt kava muuta. Üks mõte, mille KPMGs õppisin “Plan is nothing, planning is everything”. Selleks, et käigupealt plaani muuta JA jõuda tulemuseni, peab sul olema hea plaan JA hea plaanimise oskus. Kui oskad hästi plaane koostada, on lihtne ka käigupealt uusi plaane teha.

Kui ka moderaatori rollil on oma piirangud.

Ta võib aidata vestlust juhtida, aga ta ei pruugi aidata grupil otsusteni jõuda.
Ja veel vähem saab ta aidata strateegilise sisu kvaliteeti tõsta.

Konsultant – sisuline peegeldaja ja väljakutsete esitaja

Siin tuleb mängu kolmas roll: konsultant. Konsultandi roll strateegiapäeval ei ole protsessi juhtida ega lihtsalt sõna jagada. Tema roll on tagada sisuline ja süsteemne mõtlemine.

Konsultandi meetodid

Peamised konsulteerimise rollid

Välise vaate ja väljakutsete tooja

Valikute ja otsuste kaasdisainer

Teekonna ja elluviimise nõustaja

• Seod töötoa otsused edasise teekonnaga: mis muutub juhtimises, struktuuris, oskustes, süsteemides; mis on järgmise 3 kuu tegevused .
• Aitad määratleda KPI-d, omanikud ja governance’i (nt juhtrühm, strateegia juhtimine), et töötoas sündinu ei jääks „seinapaberiks“.

Aga ka konsultandi panusel on oma piirid. Kui ta ei oska protsessi juhtida ega arutelu hoida, võib ta küll olla tark, aga strateegiapäev laguneb laiali. Tekib palju häid mõtteid, aga vähe otsuseid ja ühes suunas liikumist.

Miks kõik kolm rolli peavad olema koos?

Tagasi juhtmõtte juurde – eduka strateegiapäeva läbiviimiseks ei piisa ainult ühest rollist.

Ei piisa sellest, et keegi hoiab korda või valib meetodeid või annab nõu, sest strateegiapäev on korraga arutelu, tööprotsess, otsustamine ja sisuline strateegiline mõtlemine. Seepärast vajab strateegiapäeva juht rollipaindlikkust, oskust olla vajadusel igas rollis – moderaator, fassilitaator või konsultant. Ja mõnikord on vaja olla kõigis kolmes rollis paari minuti jooksul, näiteks:

• kui kaks osalejat räägivad teineteisest üle, on vaja moderaatorit;
• kui grupp ei suuda kümnest ideest kolme välja valida, on vaja fassilitaatorit;
• kui kogu jutt keerleb vale küsimuse ümber, on vaja konsultanti.

Ma ei näe võimalust, et neid rolle saaks lahutada. Ja ei peaks püüdmagi 🙂

→ Loe eelmist artiklit koondrollist – strateegiapäeva juht: Miks strateegiapäev vajab juhti – mitte moderaatorit, fasilitaatorit ega konsultanti eraldi.

Mida mina strateegiapäevadel veel kasutan

Strateegiapäeva juhina kasutan strateegia aruteludel ja strateegiapäevade läbiviimisel lisaks ülal mainitud töötoa juhi (fassilitaatori) meetodidele veel mitut tõhusat tööriista:

• Treasure hunt – World Cafe arendus, kus sama probleemi lahendatakse alguses laudkondades. Kui lahendus on välja mõeldud, jääb üks laudkonna liige – „esitleja“ paigale. Teised laudkonna liikmed „hunters“ saadetakse teistesse laudadesse kuulama, kuidas teised probleemi lahendasid. Kui kõik laudkonnad on läbi käidud, tulevad aardekütid oma saagiga lauda tagasi ja jagavad aardeid, kuidas oma lahendust paremaks teha.
• TA2PKK – tegevused kirjeldatakse lausega mis algab tegusõnaga, ainsuse 2. pöördes käskivas kõneviisis. Ei ole „klientide saamine“, „hangete võitmine“ vaid „saa kliente“, „võida hankeid“. Kui tundub olevat liiga järsk ja ebaviisakas, pane „palun“ ette.
• Põhjus-tagajärg mõtlemine.
• Logframe, vertikaalne loogika: sisend, tegevus, väljund, muutus, kasu.
• Strateegia teekaart eesmärgipuu vormis.
• PPP – progress, probleemid, plaan meetodite elluviimise tulemuste hindamisel. Kas progress on jah või ei. Kui on – tubli töö. Kui ei ole – mis probleemide tõttu? Kuidas probleemid lahendad – plaan? Kui palju ja mis ajaks?

→ Vaata siit, kuidas ma strateegiapäevi juhin: Strateegiapäeva juhtimine.

Lõpetuseks

Moderaator, fassilitaator ja konsultant – need ei ole kolm erinevat tüüpi inimest, kelle vahel valida. Need on kolm rolli, mida üks hea strateegiapäeva juht täidab paindlikult läbi kogu strateegiapäeva.

Eesti keeles on nende kolme rolli kohta olemas täiesti hea mõiste: strateegiapäeva juht.

Joonis 1. Strateegiapäeva juht – moderaator, fassilitaator, konsultant

💬Küsimused?
Kirjuta mulle otse LinkedInis või kommenteeri LinkedIni postituses.

—

📥 Kui see teema sind kõnetab
siis uudiskirjas jagan jooksvalt uusi artikleid ja mõtteid AI, strateegia ja eristumise kohta. Ilmub 1× nädalas.

👉 Uudiskiri: Tellin uudiskirja

Indrek Saul on kasvustrateegia konsultant. #StrateegAI on tema süsteemne uuring LLM-ide võimekusest B2B strateegilises analüüsis.