Indrek Saul

Kõnetuvastuseta pole mõtet AI-le oma strateegia dokumenti näidata

Indrek Saul – Kasvustrateegia konsultant
Selle artikli lugemiseks kulub sul umbes 3 minutit.

Strateegiapäev kestab 6 tundi. Räägitakse 108 000 sõna. Paberil kirja jääb neist ainult 400.
Siin on süsteem, mis talletab kõik – ja teeb selle AI-le mõistetavaks.

Eelmises postituses (Kõnetuvastus: kiireim AI-investeering, mille saad kohe teha) kirjutasin, kuidas kõige kiirem, lihtsam ja tasuvam AI investeering on kõnetuvastus.
Tänases postituses näitan sulle, kuidas kõnetuvastusega radikaalselt parendada strateegia mõistetavust AI-le, artikli lõpus ka sellest, mis kõik valesti võib minna.

Vana strateegiaprotsess: 100 000 sõna rääkisime, 0.5%panime kirja

Vana strateegiaprotsessiga tüüpiline strateegiapäev:

• väike grupp valmistab ette strateegia,
• strateegiapäeval tutvustatakse seda organisatsioonile,
• töörühmades korraldatakse arutelud,
• tulemused kirjutatakse pabertahvlile,
• tehakse käsitsi kokkuvõttev memo.

Kui eeldada, et strateegiapäev kestab 4 x 1,5 = 6 tundi, tööd tehakse neljas paralleelses grupis, pool tööajast räägitakse, rääkimise kiirus on keskmiselt 150 sõna minutis, saame arutelude mahuks 6 x 60 x 4 x 50% x 150 = 108 000 sõna.

See tekst proovitakse tavaliselt kokku suruda ühe või kahe A4 peale (One-page-strategy-plan, OPSP, miks see ei toimi, kirjutasin siin). See teeb 400-500 sõna, ehk 200 korda vähem, kui räägiti.

Teisisõnu, 99.5% strateegiapäeval räägitust haihtub sõna otseses mõttes nagu soe hingeõhk külmal talvepäeval – korraks on näha, ja kadunud ta ongi.

Kuidas seda „200x kompressiooni“ tehakse?

1. Kõige tavalisem – esitame strateegia märksõnadena, suure tähendusväljaga kohversõnadena.
   „Oleme proaktiivsed“, „suurendame lojaalsust“, „tõhustame tootmist“, „tõstame kvaliteeti“, …
   Iga sõnapaari alla võib kirjutada mitmesaja sõnalise selgituse, mida täpselt sellega mõeldi.
2. Jätame 99% räägitust kirja panemata (ja selle tulemusel ka tähelepanuta), sest me lihtsalt füüsiliselt ei ole võimelised kõike kirjalikult talletama. Sisukad mõtted, ideed, arutelud, ettepanekud, vestlused, küsimused, vastused haihtuvad õhku sama kiiresti kui nad tekkisid.

Esimesel juhul on paari kuu pärast üsna tavaline, et hakatakse vaidlema, mida me ikkagi täpselt siis strateegiapäeval kokku leppisime. Üks mäletab ühtemoodi, teine teistmoodi, kolmas ei mäleta üldse, et sellest oleks räägitud.

Teisel juhul on negatiivne tulemus kohe käes – „miks minu ettepanekuid ei arvestatud“, „not invented here“ (olen kirjutanud sellest siin ja siin).

Mõlemad variandid viivad selleni, et usk strateegiase, pühendumus ja motivatsioon langevad ning lõpuks jäävad pooled asjad tegemata. Strateegia asemel tegeletakse igapäevaga ja igaüks ajab oma asja edasi.

Samadel põhjustel ei ole mõistlik ja on isegi ohtlik paarileheküljelist strateegiadokumenti AI–le tutvustada.

Kuidas AI ajastul strateegiapäevade info talletada

Ma olen strateegiapäevade salvestamist praktiseerinud mitmeid aastaid. Alustasin sellest, et salvestasin enda räägitu, siis lisasin mikrofone, et kogu grupi arutelu salvestada. Sel aastal võtsin kasutusele 6-rajalise salvestuse, et ka kõik rühmatööd oleks talletatud.

Äsja läbis mu süsteem korralikud tuleristsed. Kahepäevane strateegiatöö, kolmkümmend inimest, neli riiki, viis keelt, viis töörühma.

Salvestusi kokku ligi 80 tundi, 46 GB. Ainuüksi salvestuste töötlus on paras pähkel. Et asi õnnestuks, on AI-le vaja ette anda korralik kontekst – osaleja-laud-mikrofon-kanal kaardid, osalejate nimistu, terminite sõnastik, strateegia teemade arutelu ajakava (millal, kus, kes, millest rääkis), tööülesanded ja tööde kirjalikud tulemid + hulgaliselt tehnilisi juhiseid (kust, mida, kuidas võtta, töötluse protsess, tõkendite piirangud jms).

Sisuline tulemus:

• Kahel päeval toimus kokku 12 strateegilise teema arutelu, millest igaüks lõppes lühikese kirjaliku tulemusega (otsuste, valikute, tegevuste ja arenduste ettepanekutega).
• Töörühmi oli esimesel päeval viis (igas lauas 5-7 inimest, igast riigist vähemalt üks), teisel neli (riikidekohased töörühmad), töörühmade arutelude kirjakeelseid transkripte kokku 52. Kokku on nendes transkriptides 125 000 sõna
• Mida see tähendab – meil on nüüd olemas detailne kirjalik jälg sellest, mida täpselt igas töörühmas iga teema kohta arutati, kuidas mingite järelduste, ettepanekute ja otsusteni jõuti)
• Töörühmade transkriptid on agregeeritud (eemaldatud dubleeriv sisu, kokku liidetud unikaalne sisu) 13 teema kaupa, iga teema kohta on üks detailne kokkuvõte, kokku 13 faili, tekstimahuga kokku 4 900 sõna. See teeb ühe strateegia teema kohta ca ühe A4 jagu teksti.
• Järgmine agregeerimise tase – segarühmade ja riigikohaste rühmade tasemel 2200 + 4200 sõna. Sarnane sõnade arv näitab, et teemade lõikes dubleerivat sisu ei olnud.
• Viimane agregeerimise tase – sega- ja riigikohased rühmad strateegiakaardi tasemel:
  • ühe riigi strateegiakaardile tehti ettepanekuid 46 tegevusteks ja uuendusteks (kokkulepitud eesmärkide saavutamiseks).
  • peale prioriseerimist mõju ja arenguvajaduse järgi (kõik töörühmad hindasid) jäi sõelale 13 tegevust ja uuendust. Teises riigis vastavalt 36 ja 20. Grupi tasemel 8 arendust ja uuendust.
  • tegevuste ja arenduste eest vastutajaid kokku 23 erinevat juhti ja eksperti, keskmiselt 2-3 vastutust inimese kohta.
• Kahe riigi + grupi strateegiakaardil on kokku 41 elementi, mis on kirjeldatud 212 sõnaga (mitte 2000 nagu OPSP-l üritatakse, vt siin).
  Kaart on visualiseeritud, põhjus-tagajärg seostes, esitatud eesmärgi puu vormingus (kirjutasin eesmärgipuu meetodi kasutamisest siin).
• Viimane samm: strateegiakaardi konteksti dokument, mis on koostatud 13 teema memo alusel, koondades iga strateegia elemendi juurde kogu info, mis memodes sisaldub. Konteksti dokument sisaldab 3300 sõna, see on info, mis muudab strateegia AI-le sisuliselt arusaadavaks, süsteemseks ja loogiliseks.

Näide ühe strateegiakaardi elemendi kontekstist (CC on riigi kood):

CC-11 — Prepare portfolio

Accountable: Person X

Workshop context: Preparing Country’s portfolio means creating a customised set of offerings for specific target markets (food, wood processing, pharmaceuticals). Discussion noted that the portfolio must also include a reference list so that Company is a credible partner in Client meetings. Connected to CC-02 JTBD selection — the portfolio must reflect the chosen priority JTBDs.

Links: Related to CC-02, CC-12; output of Find/Win session (S4, Session 4).

Kui seda konteksti tundub olevat, saab lingi abil avada konkreetse teema S4 transkripti või elementide CC-02 või CC-12 konteksti.

Üldistatuse-detailsuse tase on järgmine:

• strateegiakaart – üks element on kirjeldatud umbes 5 sõnaga.
• konteksti memo – iga elemendi kohta on esitatud umbes 80 sõnaline kokkuvõte koos viidetega seotud teemadele ja teema memodele.
• teema memo – umbes 120 sõna ühe elemendi kohta.
• transkript – nelja või viie paralleelse töörühma arutelud, umbes 500 sõna ühe elemendi kohta.

Detailselt üldisele arvudes, sõnade arv, suurusjärgu täpsusega:

Strateegiakaart (eesmärgid, tegevused, arendused) on kirjeldatud 212 sõnaga, mis on tuletatud (paralleelsetest) arutelust, mille vältel kõneldi 125 000 sõna.

Tekst on kokku surutud KUUSSADA korda.

Joonis 1. Strateegiapäeval räägitu ja kirja saadu

Aga – kogu arutelu on failide kujul olemas, nii AI-le mugavalt söödavate MD-failide (Markdown syntax dokumendid) kui inimesel mugavalt loetavate Wordi dokumentidena.

Vajadusel saab tagasi pöörduda iga arutelu, ettepaneku, otsuse ja valiku juurde ning lugeda, kuidas see täpselt sündis.

See on sinu esimene ja kõige olulisem samm oma privaatse ja unikaalse AI mudeli loomisel. Mudel, mis on ainult sinul. Mudel, mida sinu konkurentidel pole.

Kui sa annad selle mudeli oma AI-le, ei pea sa enam 100 dokumendi hulgast otsima, mida ja miks me täpselt kokku leppisime, kuidas me nende kokkulepeteni jõudsime. Sa saad esitada inimkeelseid küsimusi oma strateegia kohta:

• millised ärisektorid on meil riigi X fookuses?
• Miks ja kuidas me just need ärisektorid valisime?
• millised Job-to-be-done on nendes sektorites need, mida me teenindame?
• milliseid JTBD me ei teeninda? Miks?
• mille eest töötaja X strateegias vastutab?
• mitme asja eest vastutab töötaja Y?
• millised tegevused peavad olema tehtud Q3 lõpuks?
• jne

Järgmine samm – iga otsus, ettepanek, valik, idee on võimalik AI abil valideerida „vastu“ oma strateegiat:

• kas ettepanek X oli meil strateegias juba arutatud?
• millise prioriteedi see ettepanek strateegias sai?
• millise tegevusega ettepanek Y võiks seonduda? Kas see dubleerib mõnda tegevust?
• kas Y oleks mõjusam kui praegu strateegias kavandatud tegevused?
• jne

Mis kõik valesti läks

• Tehnikaga töötades tuleb olla valmis selleks, et see ei tööta. Süsteemid tuleb dubleerida. Mina dubleerin alati enda kõne salvestamise – üks mikrofon 6 rajalisele salvestile, teine taskus olevale diktofonile.
  • Probleem: seekord suutsid mõlemad süsteemid, nii peasüsteem kui dubleeriv süsteem mind alt vedada. Mikrofoni juhe (ca 100 korda kasutatud) läks katki. Ja RODE mikrofon suutis enamus aega ennast vastu mu kaela pöörata nii et mikrofon oli kinni kaetud. Helitguevus justkui normis, kõne arusaamatu. Õnneks oli saalis veel viis mikrofoni, mille kaudu ma oma jutu sain taastatud. Täiendav ajakulu ca 4 tundi.
  • Lahendus: kuuka kõrvaklappidega, mida mikrofon tegelikult kuuleb.
• WAV heliformaat võimaldab teostada järeltöötlust – kui jutt on liiga vaikne, saab seda pärast võimendada ilma, et helikvaliteet kannataks.
  • Probleem: tuleb välja, et see nõuab päris palju katsetamist, õppimist ja teadmisi, AI seda niisama ära ei tee.
  • Lahendus: automaatne helitugevuse reguleerimine (Autogain) kuuerajalisele salvestil (Tascam X8)
• Kuna teksti on väga palju, ei ole mõeldav selle käsitsi kopeerimine AI-sse. Tekste tuleb töödelda API kaudu.
  • Probleem: kokkuvõtted aga on järjekindlalt liiga üldsõnalised. Asja uurides selgub, et 5 x 10 000 sõnaline ühe tööpäeva transkript on API kaudu analüüsimiseks liiga suur, kontekst saab otsa.
  • Lahendus: töödelda teemade kaupa, 12 osas.
• Strateegia koondmemost leidsin kolmanda riigi strateegia elemente. Esmalt arvasin, et töörühm sai oma ülesandega nii kiiresti valmis, et hakkas tegema kolmanda riigi strateegiat. Igaks juhuks kontrollisin algteksti.
  • Probleem: selgus, et AI oli ise oletanud, et kuna tegu on kolmanda riigi esindajatest moodustatud töörühmaga, siis strateegilised ettepanekud käivad nimetatud kolmanda riigi kohta. Hoolimata sellest, et promptis oli sõnaselgelt öeldud, et arutati riikide üks ja kaks strateegiaid.
  • Lahendus: promptis tuleb kirjeldada nö andmemudel: laudkondade struktuur ja olemus, millal arutati riigi 1 strateegiat, millal riigi 2 strateegiat, märge riikide 3 ja 4 strateegiat ei arutatud.

Joonis 2. Strateegiapäeva osalejad, taustale strateegiakaart

Kui korraldad järgmise strateegiapäeva, salvesta KÕIK, mida räägiti ja tee see oma AI-le mõistetavaks.

Joonis 3. Strateegiapäeva transkript, teema memo, kontekstimemo, strateegiakaart

Kirjuta mulle, kui tahad täpsemalt teada, kuidas seda teha.

Sulle võivad olla kasulikud ka need artiklid:

→ Kõnetuvastus: kiireim AI-investeering, mille saad kohe teha (eelmine artikkel, intro teemasse)
→ Üheleheline strateegiaplaan (OPSP) – miks tekstipõhine formaat läbi kukub
→ Kas AI liidab või lõhub meeskonna ühtsust? Ja mida see õpetab strateegia ühisloomest
→ Nad ju ei oska strateegiat teha!? Kuidas võtmeisikute kaasamine muudab strateegia edukaks
→ Strateegia loomine on ettevõtte kõige olulisem õpiprotsess
→ Miks strateegiapäev vajab juhti – mitte moderaatorit, fasilitaatorit ega konsultanti eraldi
→ Kasvustrateegia Sprindi mõju ettevõtte majandustulemustele

💬Küsimused?
Kirjuta mulle otse LinkedInis või kommenteeri LinkedIni postituses.

—

📥 Kui see lugu sind kõnetas, telli uudiskiri, milles jagan soovitusi ja võtteid strateegia loomise ja elluviimise kohta AI ajastul. Ilmub ca 1× nädalas.

👉 Uudiskiri: Tellin uudiskirja